Ville de Saint-Nazaire

69 000 habitants, plus de 1000 agents municipaux

Le mode collaboratif : des engagements de campagne au projet d'Administration

A l'issue des élections municipales de 2014, le nouveau Maire souhaitait mettre en place une gouvernance politique et administrative de la Ville basée sur la transversalité et la participation tant entre les élus, entre les services et entre les élus et les services.

Une volonté de réussir et de respecter nos engagements de campagne

Dès leur prise de responsabilité, chaque élu a lancé des actions dans son domaine propre. Or les services fonctionnaient plutôt en silos. Les modes de travail et de relations entre élus et services de l'administration nécessitaient des évolutions pour gagner en efficacité. La mobilité professionnelle était plutôt vécue par les agents comme une sanction. Le management de l'administration, bien que totalement impliqué avec ses équipes dans la mise en œuvre des actions, devait faire face à une surcharge de travail due en particulier à la vacance de postes de Directeurs Généraux Adjoints comme de Directeurs depuis de longs mois.

Dans ce contexte nous avions la volonté de pouvoir rendre compte aux électeurs de la conformité des actions réalisées avec les engagements de campagne. Pour nous, cela ne pouvait se réaliser qu'avec une administration engagée dans des plans d'actions concrets et cohérents avec ces engagements. Et compte tenu de la situation des services, cela impliquait une forte participation et collaboration des agents. Pour nous accompagner dans cette voie, nous avons fait appel à Towards Conseil, spécialiste de la mise en place de modes collaboratifs.

Le besoin de se forger une conviction quant au chemin à emprunter

Un diagnostic a été mené auprès du Maire, des membres du Comité de Direction de l'administration, de quelques adjoints et des membres du cabinet. Cet état des lieux visait à nous faire préciser l'objectif que nous souhaitions atteindre et décider de la démarche à suivre. Confirmant notre volonté de faire évoluer les services de la Ville vers plus de participation et de collaboration et d'inscrire leur action dans des finalités opérationnelles concrètes, nous avons retenu trois axes de travail :

• Bâtir (et partager) un schéma stratégique de mandat à partir du "journal de campagne"
• Décliner ce schéma en projet des services
• Organiser les services pour réaliser ce projet

A ces axes nous avons ajouté des conditions de réussite telles que :

• Restituer au CoDir le diagnostic et les décisions prises
• Formaliser des fonctionnements vertueux entre élus et services
• Gérer la transition organisationnelle d'ici au recrutement des membres manquants de l'équipe de Direction
• Installer de proche en proche une communication interne et managériale forte

En alternant les apports (diagnostic et benchmark), en nous faisant instruire en sous-groupes des questions visant à éclairer la décision du Maire, en structurant les modalités de prise de décision finale, Towards Conseil nous a aidé à nous forger une conviction forte et à définir ensemble le chemin à parcourir pour réussir.

Stabiliser le Projet Stratégique du Mandat et assurer sa déclinaison

Le premier travail assuré par le cabinet du Maire fut de retranscrire les engagements de campagne en Projet Stratégique de Mandat. En itération avec les élus, nous avons abouti à près de 130 orientations concrètes, regroupées en 20 thèmes génériques eux-mêmes alimentant 6 axes stratégiques. Ce travail nous a permis de définir des priorités de mise en œuvre, en conciliant les urgences, les éventuels engagements déjà pris et les contraintes budgétaires. Ces travaux au sein du groupe majoritaire ont débouché sur 21 priorités sur lesquelles les services sont attendus.

En parallèle, Towards Conseil a accompagné l'équipe de Direction dans la déclinaison de ces priorités. Le Comité de Direction, constitué en groupe de pilotage, les a traduites en objectifs visés et résultats attendus afin de s'assurer auprès des élus de la bonne retranscription de leurs intentions et attentes validant ainsi ce premier "cadrage".

Pour garantir une bonne compréhension de l'ensemble, Towards Conseil a assuré avec le Comité de Direction plusieurs séquences d'information auprès des Directeurs tant sur la démarche globale envisagée, que sur les rôles des acteurs et des instances projet. Au cours de cette période les Directeurs Généraux Adjoints ont sollicité les futurs chefs de projet : ils leur ont mis en main les sujets sur lesquels ils étaient appelés en leur demandant de compléter / enrichir le cadrage initial et de proposer sa future équipe projet. Ces travaux, accompagnés par les consultants, ont permis d'organiser une réunion de lancement regroupant toutes les équipes projets afin qu'elles s'approprient leurs sujets et définissent leurs premiers calendriers de travail.

Apporter des preuves d'une volonté collaborative partagée

Les consultants de Towards Conseil ont suivi l'ensemble des groupes projet et apporté aux chefs de projet qui le jugeaient utile un appui méthodologique individuel. Ils ont alimenté le Comité de Direction d'un point mensuel d'avancement à la manière d'un project manager, mettant en évidence les avancées et difficultés rencontrées par les groupes et proposant les actions correctrices à la décision.

Mais le projet des services ne pouvait se limiter aux seules promesses de campagne. Aussi, nous avons demandé aux agents quels étaient les sujets à inscrire dans le projet de l'Administration. Des thèmes comme la Qualité de Service, l'évolution des modes de management, la qualité de vie au travail ou l'optimisation des fonctionnements internes sont venus compléter les priorités stratégiques du mandat.

Un plan de communication interne a été mis au point à l'été 2015 afin de faire connaître à l'ensemble des agents l'état d'avancement des actions lancées ainsi que les axes complémentaires constituant ainsi le projet de l'Administration. Ce plan a consisté en plusieurs communications écrites et une réunion des 120 encadrants de la Ville pour partager l'ensemble des résultats, les premières décisions liées aux projets ainsi que les évolutions de l'organisation définie en interne par le Comité de Direction.

La préparation de cette réunion a été menée par Towards Conseil à partir d'une plate-forme collaborative pour recueillir des questions et attentes quant au contenu de la réunion et aux thèmes à envisager pour enrichir encore le projet d'Administration. L'animation de la réunion elle-même s'est largement appuyée sur cette plate-forme lors de séquences de questions – réponses.

Définir un contrat de relation entre les élus, le cabinet du Maire et l'Administration

Ce travail s'est appuyé sur une structuration des relations entre les différentes parties prenantes dans les décisions pour la Ville. Nous avons demandé à Towards Conseil d'animer une réunion du groupe majoritaire pour que les élus caractérisent les relations existantes, leurs qualités et leurs défauts. La volonté du Maire était de bien installer les élus dans la position de décideurs pour l'ensemble des sujets du projet stratégique du mandat et de garantir aux services un rôle d'instructeur technique de ces sujets. Le Maire a souhaité que ces relations soient formalisées et a confié le travail à un groupe restreint composé de représentants d'élus, de l'administration et animé par le chef de cabinet.

Après quelques itérations avec le groupe majoritaire, un texte définissant les rôles des acteurs, instances nécessaires et processus de décision a été adopté. Il est complété par des lettres de mission aux adjoints et conseillers municipaux, présentées par ces derniers pour discussion et décision au Maire. L'ensemble, voulu comme un cadre de relations, propose aujourd'hui autant de repères de fonctionnement partagés tant par les élus que par l'administration.

Les apports spécifiques de Towards Conseil

Une capacité à « faire avec » plutôt que de « faire à la place » qui s'est traduite par un accompagnement fort au début suivi, très vite, d’une prise en main des méthodes par les chefs de projet et directeurs.

Les intervenants de Towards Conseil ont travaillé en proximité aussi bien des élus que des agents de l'administration.

Les modalités d'intervention privilégiant le collaboratif ont permis de partager très rapidement les enjeux de changement avec une centaine d'agents de la collectivité.